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Beim Backlog Refinement (Grooming) wird das Backlog aufgeräumt

Damit im Scrum überhaupt ein Sprint geplant werden und die Arbeit beginnen kann, muss das Product Backlog gut gepflegt und mit entsprechend aufbereiteten Product Backlog Items gefüllt sein. Logisch, dass da regelmäßig Refinement im Backlog betrieben werden muss – aber wie funktioniert das eigentlich? 

Was Product Backlog Refinement genau bedeutet, worauf du dabei achten solltest und warum das Refinement so wichtig ist, zeigen wir dir in diesem Artikel.

Was bedeutet Product Backlog Refinement im Scrum?

Bis vor einiger Zeit nannte man im Scrum das Product Backlog Refinement noch Backlog Grooming (grooming auf Deutsch: pflegen). Denn beim Backlog Refinement geht es darum, den Product Backlog mit seinen Items und Epics so zu pflegen bzw. aufzubereiten, dass das Scrum Team ihn als Basis für das Sprint Planning nutzen kann.

Product Backlog Refinement bedeutet also: Die Product Backlog Items werden so ausgearbeitet, bewertet und priorisiert, dass das Development Team daraus seinen Sprint Backlog zusammenstellen kann. Ein gepflegter Product Backlog sollte immer auf Vorrat mindestens so viele aufbereitete Product Backlog Items beinhalten, dass daraus ein kompletter Sprint geplant werden kann.

Das übergeordnete Ziel des Backlog Groomings ist es, dass das Development Team die Produkt-Vision des Product Owners und die von ihm erstellten User Stories versteht und so in der Lage ist, den nächsten Sprint gemäß der Sprintziele zu planen.

Übrigens: Schlägt man den Begriff Refinement im Scrum Guide nach, stellt man fest, dass er nicht zu den offiziellen Scrum Events bzw. Ereignissen gehört wie z. B. Sprint und Daily Scrum. Vielmehr handelt es sich beim Product Backlog Refinement um eine sogenannte Activity, die als Meeting stattfindet. Neben Product Owner und Development Team nehmen am Refinement Meeting der Scrum Master und – vor allem bei strategischen Refinements – Stakeholder teil.

So läuft das Backlog Refinement Meeting ab

Vor dem eigentlichen Backlog Refinement steht die Vorbereitung:

  1. Der Product Owner setzt das Ziel des Sprints (Outcome) fest.
  2. Entsprechend dieses Sprintziels priorisiert der PO das Product Backlog und wählt die wichtigsten Product Backlog Items (PBIs) oder schreibt neue.
  3. Das Scrum Team formuliert gemeinsam eine Definition of Ready (DoR), die festlegt, welche Merkmale bzw. welchen Detaillierungsgrad diese Product Backlog Items haben müssen, damit das Entwicklungsteam sie in einen Sprint aufnehmen kann.

Nun kann es an die Durchführung des Backlog Refinement Meetings gehen:

  1. Der Product Owner und das Entwicklungsteam besprechen die Sprintziele und die dazugehörigen PBIs. Dabei ist es wichtig, dass der PO nur das zu erreichende Ziel kommuniziert und nicht vorgibt, wie es erreicht werden soll.
  2. Das Entwicklungsteam gibt Input. Hierzu gehören einerseits eigene Ideen zur Umsetzung, die auf der Kenntnis der Applikation bzw. des Produkts beruhen, andererseits Anmerkungen zu technischen Abhängigkeiten zwischen den PBIs, woraufhin manche Themen noch umpriorisiert werden.
  3. Sobald Entwicklerteam und PO ein gemeinsames Verständnis zu einem Product Backlog Item erreicht haben, dokumentiert der PO oder ein Teammitglied dieses PBI gemäß der unter Punkt 3 formulierten DoR und notiert z. B. Akzeptanzkriterien. Viele Team führen an diesem Punkt außerdem die Aufwandsschätzung durch – sie nennen es dann Estimation Poker und nicht als Planning Poker, da es ja nicht im Planning stattfindet.

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Darum ist das Product Backlog Refinement (Grooming) so wichtig für den Erfolg

Ein guter Product Owner nimmt das Refinement sehr ernst. Er weiß, dass ein regelmäßiges und ernsthaft durchgeführtes Backlog Grooming den Grundstein für den Verlauf des späteren Sprints legt und somit für den Erfolg eines Produkts, denn:

  • das Refinement sorgt dafür, dass der Product Backlog auf dem aktuellen Stand ist und als Basis für das nächste Sprint Planning genutzt werden kann.
  • durch diese Art der Vorarbeit setzt sich das Entwicklungsteam frühzeitig mit den wichtigsten PBIs auseinander und kann Fragen stellen, die sonst erst im Sprint Planning aufkämen. Das gibt dem PO die Gelegenheit, die Antworten rechtzeitig zum Planning Meeting zu finden.
  • die Sprint Planning Meetings werden kürzer, denn darin muss nun nur noch das “Wie” der Umsetzung besprochen werden, da das “Was” durch das Refinement geklärt ist. Außerdem wurden die PBIs im Idealfall bereits vom Team abgeschätzt und können gemäß Velocity gezogen werden. So wird vermieden, dass im Sprint Planning nicht genügend aufbereitete PBIs verfügbar sind.
  • durch die gemeinsame Beschäftigung mit den PBIs entwickeln PO und Development Team schneller ein gemeinsames Verständnis der Vision, Ziele und Aufgaben.
  • sämtliche Ideen des Entwicklungsteams zur Umsetzung eines PBIs werden im Refinement darin notiert.
  • es findet ein enormer Wissenstransfer statt, da der PO dem Team durch das Refinement immer mehr Kontext über Kunden, Business Model etc. vermittelt.
  • im Sprint kann sich das Team stärker auf die eigentliche Arbeit fokussieren, denn die wichtigsten Fragen wurden im Refinement geklärt.

3 Punkte, die du beim Product Backlog Refinement beachten solltest

  1. Bevor du die PBIs im Product Backlog final priorisieren bzw. ordnen kannst, solltest du ein Gefühl für den Umfang der einzelnen Items kennen, denn dieser bestimmt die Kosten, welche wiederum die Priorität beeinflussen. Der Umfang wird im Scrum in relativen Maßeinheiten wie Story Points geschätzt.
  2. Scrum gibt nicht vor, wann und wie oft du das Product Backlog Refinement durchführen musst. Unsere Empfehlung dazu lautet: 1 x pro Woche z. B. in der Mitte des Sprints. Einige Teams führen stattdessen tägliche und dafür kürzere Refinements durch, was vor allem von der Verfügbarkeit des Product Owners abhängt.
  3. Wie bei Events und anderen Activities im Scrum empfiehlt sich auch beim Product Backlog Refinement eine regelmäßige Durchführung nach einem festen Rhythmus, damit eine Routine entsteht.

Fazit zum Product Backlog Refinement

Ein regelmäßiges und sauberes Product Backlog Refinement ist absolut essentiell für einen erfolgreichen Sprint-Verlauf – und damit für den Erfolg des Produkts. Wenn du bereits als Product Owner arbeitest oder dich auf diese spannende Rolle vorbereiten und Product Backlog Refinement in der Praxis üben möchtest, unterstützen wir dich gerne mit einem passenden PO-Training.